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Instalación.

Esta aplicación puede instalarse en todos los PCs deseados y permite en caso de cualquier conato o situación de emergencia, acceder de modo inmediato al Protocolo de actuaciones a realizar, pero además permite igualmente automatizar el envío instantáneo de Mails y/o SMS  (con cobertura telefónica mundial) de la situación de crisis o de emergencia, al listado de direcciones de envío preestablecidas, lo que permitirá comunicar la emergencia de un modo instantáneo.

Protocolos de Actuación.

Los Protocolos de actuación pueden crearse manualmente desde esta aplicación, permitiendo ser importados y exportados de unos equipos a otros.

Igualmente pueden ser importados a partir del propio Plan de Emergencia, ya que cuando se desarrolla el documento del Plan, observaremos como estamos realizando simultáneamente y como un documento más del mismo, el "Protocolo de actuaciones en caso de emergencia" frente a cualquier situación de riesgo:

• Riesgos propios de la actividad (Incendio, explosión, escape de gases, etc...)
• Riesgos consecuencia de la actividad (Robo, Asalto, Aviso de Bomba, carta Bomba, etc...)
• Riesgos contemplados en los Planes de Protección Civil (Terremotos, Impacto de meteoritos, Inundaciones, Vientos fuerte, Desbordamiento de rios, etc..)

Por lo tanto, al darse cualquier conato de Emergencia de los contemplados en el Plan de Autoprotección, si se exportan y se leen desde esta aplicación, inmediatamente y desde cada PC se tendrá acceso al protocolo de actuaciones que se deberán seguir en cada situación.

Envío masivo de Mails y SMS.

Disponemos de un modo rápido y accesible el protocolo de actuaciones que deberemos realizar en cada situación de riesgo, pero además desde cada PC es posible enviar de modo instantáneo un mensaje de ALARMA vía SMS, vía E-mail o por ambas vías, a la lista de direcciones de mail o de número de teléfonos establecidas previamente, informando a todo el personal de dicha base de datos acerca de la situación de emergencia:

Sin duda alguna que esto supone el mejor modo de implantar el Plan de Autoprotección y que todos sean conocedores en un momento de necesidad o de urgencia, de las actuaciones que se deberán seguir, además de agilizar la comunicación de dicha situación de crisis.

Proceso y Operatividad de la aplicación:

Veamos cual es el funcionamiento de la aplicación, ya que si el documento del Plan previamente desarrollado es importante, sin duda alguna que la implantación del mismo y la resolución de situaciones de crisis mediante esta herramienta informática, supone todo un avance en materia de gestión de Emergencias:

1º- Tal como hemos visto, esta aplicación se instala en todos los equipos que se quiera (no hace falta que necesariamente sean todos, del mismo modo que no hace falta que dichos equipos estén en Red).

2º- Una vez instalada la aplicación, se importan los Protocolos de actuación (si no se quieren desarrollar a mano) de modo automatizado desde el fichero del Plan de Autoprotección previamente desarrollado, incluso se modifican si es necesario desde la propia aplicación.

3º- Según el PC o equipo de que se trate, o según lo que interese, se dejan todos los Protocolos de actuación en todos los equipos o lo que es mejor, se le eliminan aquellos protocolos de actuación que se estime oportuno y se dejan en cada equipo los protocolos de actuación más apropiados al sector, departamento, etc.., por ejemplo en el PC de un almacén se dejarían los protocolos de actuación en determinadas situaciones de riesgo del almacén (incendio, inundación, explosión, etc..), mientras que en el PC de un laboratorio se dejarían los protocolos de actuación de las situaciones de riesgo del mismo (escape de gases, vertidos contaminantes, etc..) o en recepción se dejarían los protocolos de actuación de Aviso de Bomba, Emergencia colectiva por incendio, etc..., de este modo cada PC tiene acceso a los protocolos de actuación para hacer frente a los riesgos que en el sector que le rodea serían los más frecuentes.

4º- En cada equipo se establece la base de datos de las personas (direcciones de mail y teléfonos) a los que debemos avisar automatizadamente en caso de una situación de emergencia.

Si las personas son las mismas en todos los equipos, esta base de datos puede exportarse/importarse de unos equipos a otros, sin necesidad de tenerla que teclear a mano en cada equipo.

Realizados los pasos anteriores, cuando en un sector o en una zona se da una situación de riesgo, rápidamente desde cualquier PC se accede a esta aplicación a través, del icono que al instalarse se crea en el propio escritorio del PC, lanzándose instantáneamente la aplicación y en consecuencia seleccionando el Protocolo correspondiente a la situación de riesgo, se mostrará en pantalla y por orden secuencial las actuaciones que deberemos realizar.

Sin duda alguna, este procedimiento es el modo más rápido, eficaz y seguro de estar preparados para hacer frente a cualquier situación de emergencia.

A partir de aquí se decide la comunicación de la situación de emergencia a los equipos, personas responsables, servicios operativos, etc.. por medio del envío masivo e instantáneo de SMS o de Mails a la base de datos creada en el equipo.

Los interesados reciben en sus teléfonos móviles el SMS (estén donde estén, ya que UrbiCAD ofrece mediante esta aplicación cobertura mundial) o el e-mail en sus direcciones de mail, comunicando dicha situación de crisis.

El esquema es muy sencillo, quedando resumido en la imagen siguiente:

Informes del envío de SMS en tiempo real.

Con el objeto de poder tener una constancia en tiempo real y documental de que los mensajes SMS han sido debidamente entregados a los teléfonos de la base de datos, UrbiCAD desde esta aplicación gestiona en tiempo real el estado del envío del SMS y la recepción del mismo en cada teléfono, permitiendo controlar:

• Si el SMS enviado se ha recibido.

• Si el SMS se ha entregado a la red y no lo ha recibido el teléfono porque estaba apagado o fuera de cobertura. En tal caso la aplicación insiste una y otra vez hasta que el teléfono recibe la entrega.

Además UrbiCAD permite controlar el tiempo de Entrega en segundos que ha tardado cada teléfono en recibir el mensaje, del mismo modo que al finalizar el envío masivo, se remite un informe en soporte papel con la relación de teléfonos, tiempo de entrega, hora de recepción, etc.

Estos informes quedan en el histórico de emergencias, permitiendo acceder a ellos en cualquier momento, del mismo modo que es posible imprimir los informes en cualquier momento.

Impresión de Protocolos de actuación :

Todos los protocolos pueden ser modificados desde cada puesto (para adaptarlos a la persona, al puesto o al caso concreto), del mismo modo que pueden imprimirse para disponer de ellos en soporte papel.

Antes de la impresión, se manifiestan en un Editor de Textos, desde el cual podrá :

• Imprimir directamente el documento (previa maquetación del mismo si lo desea).
• Exportar el documento a formato .PDF
• Exportar el documento en formato de Microsoft Word .DOC
• Exportar el documento en formato .HTML

 

Evidentemente antes de imprimir o exportar el documento, se podrán hacer cuantos cambios se deseen en el mismo, ya que como cualquier editor de textos permite añadir cabeceras y logotipos de la empresa, modificar, añadir, insertar imágenes, eliminar tablas, añadir tablas, etc. en definitiva se puede modificar el texto que se muestra en el mismo.