Actuaciones en caso de Emergencia: Aviso instantáneo de situaciones de Emergencia

En caso de cualquier conato o situación de emergencia, puede acceder de modo inmediato al Protocolo de actuaciones además de avisar con el envío instantáneo de e-mails y/o SMS (con cobertura telefónica mundial) de la situación de crisis o de emergencia, al listado de direcciones de envío preestablecidas, lo que permitirá comunicar la emergencia de un modo instantáneo.

(Nota: Si su Organización necesita varias licencias de este software, consultar con UrbiCAD)

Supuestos prácticos.

Le invitamos a que conozca aplicaciones prácticas de este software, mediante su utilización en casos reales por medio de estas películas:

Gestión de Emergencias por alerta temprana para Centros Escolares.

Gestión de Emergencias por alerta temprana para Urbanizaciones.

Gestión de Emergencias por alerta temprana para zonas o barrios con peligros de inundación, incendios industriales, etc...

Supuesto práctico de utilización en Bancos y Comercios.

Protocolos de Actuación.

Los Protocolos de actuación pueden crearse manualmente e importarlos y exportarlos de unas computadoras a otras. O pueden ser importados desde el Plan de Autoprotección y Evacuación, ya que cuando se desarrolla el documento del Plan, se realizan simultáneamente y como un documento más los "Protocolos de actuaciones en caso de emergencia" frente a las situaciones de riesgo:

Riesgos propios de la actividad (Incendio, explosión, escape de gases, etc...)
Riesgos consecuencia de la actividad (Robo, Asalto, Aviso de Bomba, carta Bomba, etc...)
Riesgos contemplados en los Planes de Defensa Civil (Terremotos, Impacto de meteoritos, Inundaciones, Vientos fuerte, Desbordamiento de rios, etc..)

Por lo tanto, al darse cualquier conato de emergencia de los contemplados en el Plan de Autoprotección, si se exportan y se leen desde esta aplicación, inmediatamente y desde cada PC tendrá acceso al protocolo de actuaciones que deberán de seguir en cada situación.

Envío masivo de Mails y SMS.

Desde cada PC puede enviar, de modo instantáneo un mensaje de ALARMA vía SMS, vía e-mail o por ambas vías, a la lista de direcciones de email o de número de celulares establecidos previamente:

Sin duda alguna, este software supone el mejor modo de implantar el Plan de Autoprotección y Evacuación y que todos los trabajadores sean conocedores, en un momento de necesidad o de urgencia, de las actuaciones que se deberán seguir, además de agilizar la comunicación de dicha situación de crisis.

Tratamiento de emergencias. Envío de SMS e e-mails

Proceso y Operatividad de la aplicación:

Como primer paso para implantar en una Organización el Plan que desarrollado, es instalar esta aplicación de software en la PC del responsable de Emergencias de la Organización o en los equipos que considere oportuno. Para ello necesitará disponer de la licencia o licencias que permita en dicha Organización hacer luego operativo este software. Consulte con UrbiCAD el número de licencias deseadas cuando desarrolle el Plan para una Organización, ya que Ud. como usuario dispondrá de precios especiales.

1º. Una vez instalada la aplicación, importe los Protocolos de actuación (si no se quieren desarrollar a mano) de modo automatizado desde el fichero del Plan de Autoprotección previamente desarrollado, modifiquelos si es necesario desde la propia aplicación.

2º. Según la PC o equipo de que se trate, deje todos los Protocolos de actuación en todos las computadoras o lo que es mejor, elimine aquellos protocolos de actuación que se estime oportuno y deje en cada ordenador los protocolos de actuación más apropiados al sector, departamento, etc.., por ejemplo en el PC de un almacén dejaría los protocolos de actuación en determinadas situaciones de riesgo del almacén (incendio, inundación, explosión, etc..), mientras que en el PC de un laboratorio se dejarían los protocolos de actuación de las situaciones de riesgo del mismo (escape de gases, vertidos contaminantes, etc..) o en recepción se dejarían los protocolos de actuación de Aviso de Bomba, Emergencia colectiva por incendio, etc..., de este modo cada PC tiene acceso a los protocolos de actuación para hacer frente a los riesgos que en el sector que le rodea son los más frecuentes.

3º. En cada computadora establezca la base de datos de las personas (direcciones de email y celulares) a los que deberá avisar automatizadamente en caso de una situación de emergencia.

Si las personas son las mismas en todas computadoras, esta base de datos puede exportarse/importarse de unos a otros, sin necesidad de tener que teclear a mano en cada una de las computadoras.

Cuando en un sector o en una zona se de una situación de riesgo, rápidamente acceda a esta aplicación a través del icono que al instalarse se crea en el escritorio del PC. Se lanzará, instantáneamente la aplicación y en consecuencia, seleccionando el Protocolo correspondiente a la situación de riesgo se mostrará en pantalla, y por orden secuencial las actuaciones que deberán realizar.

Es el procedimiento más rápido, eficaz y seguro de estar preparados para hacer frente a cualquier situación de emergencia.

A partir de aquí se decide la comunicación de la situación de emergencia a las Brigadas, personas responsables, servicios operativos, etc.. por medio del envío masivo e instantáneo de SMS o de emails de la base de datos creada.

Los interesados reciben en sus celulares el SMS o en el email en sus direcciones de correo electrónico, comunicando dicha situación de crisis.

El esquema es muy sencillo, quedando resumido en la derecha.

Informes del envío de SMS en tiempo real.

Con el objeto de tener una constancia en tiempo real y documental de que los SMS han sido entregados a los celulares de la base de datos, UrbiCAD, desde esta aplicación, gestiona en tiempo real el estado del envío del SMS y la recepción del mismo en cada celular, de manera que controlará:

Si el SMS enviado se ha recibido.
Si el SMS se ha entregado a la red y no lo ha recibido el celular porque estaba apagado o fuera de cobertura. En tal caso la aplicación insiste una y otra vez hasta que el celular recibe la entrega.

Además UrbiCAD permite controlar el tiempo de Entrega en segundos que ha tardado cada celular en recibir el mensaje, del mismo modo que al finalizar el envío masivo, recibirá un informe en su email para imprimir con la relación de celulares, tiempo de entrega, hora de recepción, etc.

Estos informes quedarán en el histórico de emergencias, podrá acceder a ellos o imprimirlo en cualquier momento.

Impresión de Protocolos de actuación:

Todos los protocolos pueden ser modificados en cada ordenador (para adaptarlos a la persona, al puesto o al caso concreto) y también puede imprimirse para tenerlos en soporte papel, añadir cabeceras y logotipos de la empresa, modificar, añadir, insertar imágenes, eliminar tablas, añadir tablas, etc.

Antes de la impresión, aparecerán en un Editor de Textos, desde el cual podrá:

Imprimir directamente el documento (previa maquetación del mismo si lo desea).
Exportar el documento a formato .PDF
Exportar el documento en formato de Microsoft Word .DOC
Exportar el documento en formato .HTML