Actuaciones en caso de Emergencia: Aviso instantáneo de situaciones de Emergencia

Esta aplicación permite en caso de cualquier conato o situación de emergencia, acceder de modo inmediato al Protocolo de actuaciones y automatizar el envío instantáneo de Mails y/o SMS (con cobertura telefónica mundial) de la situación de crisis o de emergencia, al listado de direcciones de envío preestablecidas, lo que permitirá comunicar la emergencia de un modo instantáneo.

(Nota: Si su Organización necesita varias licencias de este software, consultar con UrbiCAD)

Supuestos prácticos.

Le invitamos a que conozca aplicaciones prácticas de este software, mediante su utilización en casos reales por medio de estas películas:

Gestión de Emergencias por alerta temprana para Centros Escolares.

Gestión de Emergencias por alerta temprana para Urbanizaciones.

Gestión de Emergencias por alerta temprana para zonas o barrios con peligros de inundación, incendios industriales, etc...

Supuesto práctico de utilización en Bancos y Comercios.

Protocolos de Actuación.

Los Protocolos de actuación pueden crearse manualmente desde esta aplicación, permitiendo ser importados y exportados de unos equipos a otros.

Pueden ser importados a partir del propio Plan de Emergencia, ya que cuando se desarrolla el documento del Plan, observaremos como estamos realizando simultáneamente y como un documento más, el "Protocolo de actuaciones en caso de emergencia" frente a cualquier situación de riesgo:

Riesgos propios de la actividad (Incendio, explosión, escape de gases, etc...)
Riesgos consecuencia de la actividad (Robo, Asalto, Aviso de Bomba, carta Bomba, etc...)
Riesgos contemplados en los Planes de Protección Civil (Terremotos, Impacto de meteoritos, Inundaciones, Vientos fuerte, Desbordamiento de rios, etc...)

Cualquier conato de Emergencia de los contemplados en el Plan de Autoprotección, si se exporta y se lee desde esta aplicación, inmediatamente y desde cada computadora se tendrá acceso al protocolo de actuaciones que se deberá seguir en cada situación.

Envío masivo de Mails y SMS.

Desde cada computadora es posible enviar de modo instantáneo un mensaje de ALARMA vía SMS, vía e-mail o por ambas vías, a la lista de direcciones de mail o celulares establecidos previamente, informando a todo el personal de la base de datos acerca de la situación de emergencia:

Esto supone el mejor modo de implantar el Plan de Autoprotección y que todos sean conocedores en un momento de necesidad o de urgencia, de las actuaciones que se deberán seguir, además de agilizar la comunicación de dicha situación de crisis.

Tratamiento de emergencias. Envío de SMS e e-mails

Proceso y Operatividad de la aplicación:

Veamos cual es el funcionamiento de la aplicación, ya que si el documento del Plan que Ud. ha desarrollado para una Organización es importante, sin duda alguna que la implantación del mismo y la resolución de situaciones de crisis mediante esta herramienta informática, supone todo un avance en materia de Gestión de Emergencias.

Como primer paso para implantar en una Organización el Plan que le ha desarrollado, es instalar esta aplicación de software en el PC del responsable de Emergencias de la Organización o en los equipos que considere oportuno. Para ello necesitará disponer de la licencia o licencias que permita en dicha Organización hacer luego operativo este software. Consulte con UrbiCAD el número de licencias deseadas cuando desarrolle el Plan para una Organización, ya que Ud. como usuario dispondrá de precios especiales.

1º. Una vez instalada la aplicación, se importan los Protocolos de actuación de modo automatizado desde el fichero del Plan de Autoprotección, incluso se modifican si es necesario desde la propia aplicación.

2º. Según el PC o computadora de que se trate, o según lo que interese, se dejan todos los Protocolos de actuación en todos las computadoras, por ejemplo en el PC de un almacén se dejarían los protocolos de actuación en determinadas situaciones de riesgo del almacén (incendio, inundación, explosión, etc..), mientras que en el PC de un laboratorio se dejarían los protocolos de actuación de las situaciones de riesgo del mismo (escape de gases, vertidos contaminantes, etc..), de este modo cada PC tiene acceso a los protocolos de actuación para hacer frente a los riesgos que en el sector que le rodea.

3º. En cada computadora se establece la base de datos de las personas (direcciones de mail y teléfonos) a los que debemos avisar automatizadamente en caso de una situación de emergencia.

Si las personas son las mismas en todas las computadoras, esta base de datos puede exportarse/importarse de unos equipos a otros, sin necesidad de tenerla que teclear a mano en cada una de ellas.

Realizados los pasos anteriores, cuando en un sector o en una zona se da una situación de riesgo, rápidamente se accede a esta aplicación a través del icono que se crea en el propio escritorio del PC, lanzándose instantáneamente y en consecuencia seleccionando el Protocolo correspondiente a la situación de riesgo, se mostrará en pantalla y por orden secuencial las actuaciones que deberemos realizar.

Este procedimiento es el modo más rápido, eficaz y seguro de estar preparados para hacer frente a cualquier situación de emergencia.

A partir de aquí, se decide la comunicación de la situación de emergencia a los equipos, personas responsables, servicios operativos, etc.. por medio del envío masivo e instantáneo de SMS o de Mails a la base de datos creada en la computadora.

Los interesados reciben en sus celulares el SMS (estén donde estén) o en el e-mail, comunicando dicha situación de crisis. El esquema es muy sencillo, quedando resumido en la derecha.

El esquema es muy sencillo, quedando resumido en la derecha.

Informes del envío de SMS en tiempo real.

Con el objeto de poder tener una constancia en tiempo real y documental de que los mensajes SMS han sido debidamente entregados a los celulares de la base de datos, UrbiCAD desde esta aplicación gestiona en tiempo real el estado del envío del SMS y la recepción del mismo en cada teléfono, permitiendo controlar:

Si el SMS enviado se ha recibido.
Si el SMS se ha entregado a la red y no lo ha recibido porque estaba apagado o fuera de cobertura. En tal caso la aplicación insiste una y otra vez hasta que el celular recibe la entrega.

Además permite controlar el tiempo de Entrega en segundos que ha tardado cada celular en recibir el mensaje, del mismo modo que al finalizar el envío masivo, se remite un informe en soporte papel con la relación de celulares, tiempo de entrega, hora de recepción, etc.

Estos informes quedan en el histórico de emergencias, permitiendo acceder a ellos en cualquier momento.

Impresión de Protocolos de actuación:

Todos los protocolos pueden ser modificados desde cada computadora (para adaptarlos a la persona, al puesto o al caso concreto), del mismo modo que pueden imprimirse para disponer de ellos en soporte papel.

Antes de la impresión, se manifiestan en un Editor de Textos, desde el cual podrá:

Imprimir directamente el documento (previa maquetación del mismo si lo desea).
Exportar el documento a formato .PDF
Exportar el documento en formato de Microsoft Word .DOC
Exportar el documento en formato .HTML

Antes de imprimir o exportar el documento, puede hacer cambios, ya que al ser un editor de textos permite añadir cabeceras y logotipos de la empresa, modificar, añadir, insertar imágenes, eliminar tablas, añadir tablas, etc.