Gestión y administración de documentos: Gestión documental (OHSAS 18000 / ISO 9000)

Con esta aplicación de software, es posible protocolizar las actuaciones de seguridad y realizar los diferentes Documentos, Actas e Informes como consecuencia de la aplicación y control del Programa de prevención de riesgos, y en general con la documentación generada por la Prestación de Higiene y Seguridad, permitiendo así mismo Gestionar y Archivar digitalmente una copia de los originales de toda esta documentación, para que de una manera ordenada, poder desarrollar un control y una gestión sobre los documentos generados.

Desde la aplicación, se pueden gestionar las constancias de Visitas a obra, Nombramientos de responsables de seguridad, Actas de reuniones, Actas de autorización de uso de máquinas y equipos, Notificaciones de los contratistas y/o subcontratistas, y en general gestionar la documentación de las acciones correctivas, en caso de que las mismas evidencien desvíos respecto al cumplimiento del Programa de prevención de riesgos establecido para la obra o la legislación vigente de Higiene y Seguridad.

Operatividad

Tal como se observa en la imagen, desde el árbol explorador de ítems (correspondiente a una carpeta documental), se da acceso directo a los diferentes prototipos de documentos que inicialmente están en las mismas.

Cada carpeta da acceso a los documentos que contiene.

A su vez, al acceder al prototipo de cualquier documento, se accede a un editor que permite editarlo, cumplimentarlo, modificarlo, personalizarlo, etc.

Como es de suponer, se pueden crear cuantas carpetas se quieran e incluir en cada una de las carpetas cuantos documentos se quiera.

Como puede observarse, la interfaz de usuario permite una fácil e intuitiva navegación por el mismo, permitiendo asegurar un rápido aprendizaje que unido a la flexibilidad de contenidos, sin duda alguna se comportará como una herramienta imprescindible para gestionar los documentos de cada obra.

Los diferentes documentos y Actas, podrán ser cumplimentadas desde el propio editor de textos que las lanza, pudiendo incluir en las mismas desde imágenes, tablas, texto, fotos, etc. Posteriormente y una vez han sido cumplimentadas las actas, pueden ser impresas o guardadas desde el propio editor en formato DOC, RTF, PDF o HTML.

Éstas Actas son para imprimir como prototipo, pero realmente lo que hay que archivar o mantener siempre son los originales firmados y sellados, es decir las Actas firmadas y en su caso selladas por el destinatario.

Desde la aplicación se incluye la posibilidad de Gestionar los originales (firmados y con el rubro correspondiente), ello se hace mediante el Administrador de Actas que se incluye en esta misma aplicación y que permite incluir en la propia aplicación una copia del documento original (tal como se puede apreciar en la imagen inferior) gestionándolo para su consulta, edición o impresión rápida, permitiendo:

Que los originales de las Actas y documentos estén archivados en su despacho, pero llevar una imagen de todos los originales de sus Actas siempre en su PC.
Consultar cualquiera de las copias de los originales en el momento en su PC.
Sacar copias de los mismos en cualquier momento.
Sacar copias simultáneas de todas las Actas y documentos de una obra.
Enviar por e-mail cualquier Acta firmada y sellada.
Y muy importante: Tener bien resguardados los originales, sin temor a perderlos o traspapelarlos.