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Gestión y Administración documental (DMS)

La gestión eficiente de los documentos de obra, desempeña un papel cada vez más importante y necesario.

En este sentido, el 'sistema de gestión documental' que le proponemos adquiere un valor fundamental, ya que permite integrar a los Agentes intervinientes en el proceso constructivo, disponer de una gran variedad de documentos (Informes, Planos, Seguimientos, Inspecciones, Actas, Memorias, Contratos, Licencias administrativas, Certificados, Registros, Escrituras, Pólizas, Células, Garantías, etc.), almacenados de forma centralizada en la nube, accesibles desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.
Le ayudamos a resolver sus problemas originados por el exceso de carga documental de sus obras, permitiéndole:

- Organizar, Controlar, Autorizar accesos y Administrar debidamente la documentación de sus obras.

- Gestionar y Acceder a la información.

- Gestionar las comunicaciones y notificaciones.

- Gestionar el conocimiento.


En términos generales, le ayudamos a reducir costes, ahorrar tiempo, minimizar errores y hacer más productivos los flujos de trabajo de sus obras.

Además y como bien sabe, el problema de la Gestión de la documentación, se multiplica exponencialmente cuando dispone de varias obras simultáneas.

Precios y Planes Socilitar Prueba gratis

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Y recuerde: todo ello accesible desde cualquier equipo a través de su navegador web, sin necesidad de instalar nada, con la ventaja de ser compatible con cualquier dispositivo (PC, Mac, Tablet, iPad, iPhone, dispositivos Android, etc.)

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Gestión documental (DMS)

Tener siempre, y en todo lugar, acceso a la documentación de obra. Fácil de encontrar, actualizada y almacenada de forma segura.

Como Administrador de Obras, podrá crear desde la aplicación, las obras que quiera, y para cada obra (ver esquema de la derecha), definir todos sus Agentes Intervinientes durante el proceso constructivo.

Creada su obra u obras, podrá enviar (subir) y recibir (descargar) documentación a sus Agentes, quedando almacenada en la nube y siendo accesible desde cualquier lugar y dispositivo, (tanto documentos comunes, es decir para todos los Agentes, como documentos específicos, es decir solo para un Agente), del mismo modo que podrá a través de la aplicacion, enviarles y a su vez recibir notificaciones y avisos de los mismos.

Si quiere ver cómo trabajar con esta aplicación para gestionar sus obras, sus Agentes intervinientes, la documentación y las notificaciones, desde aquí le ofrecemos 'vídeos', para su Perfil de 'Administrador de Obras' :


Fácil, sencillo, sin complicaciones y accesible desde cualquier lugar y dispositivo (PC, Mac, iPad, iPhone, Tablet, Smartphone, etc.).

Por último recuerde que solo el Perfil de Administrador de obras debe suscribir alguno de los Planes propuestos (habitualmente son: Jefes de Obra, Arquitectos, Ingenieros, Contratistas, Servicios de Prevención, Coordinador de Seguridad, Técnicos de Prevención, Promotor, Project Managment, etc.).
Para el Perfil de Agente interviniente en el proceso constructivo, es gratis (normalmente: Oficios de obra, Instaladores Industriales, Subcontratas, Trabajadores Autónomos, Proveedores, OTC, Gestores, Administrativos de obra, etc.), será su 'Administrador en cada obra' el que irá asignándolo a sus obras, por lo que esta aplicación para usted es gratis.



Importancia de la Gestión Documental

El sistema de gestión documental (DMS) que desde UrbiCAD le proponemos, le resultará imprescindible en sus obras, para administrar, organizar y archivar eficazmente documentación de todo tipo.

En general, la gestión documental significa administrar y archivar documentos, siendo esta app la que le hará posible estos procesos, pero nosotros vamos más allá.
Es decir, en esencia, la tarea de UrbiCAD no es solo garantizar una gestión documental digital eficiente almacenando documentos en la nube, sino que le ayudamos a definir una estructura personalizada para cada obra, donde usted como 'usuario Administrador de obra' define la estructura de los Agentes intervinientes en cada obra (la cual se puede crear a medida que se incorporan al proceso constructivo), asignándoles roles de acceso, para la gestión y administración personalizada de sus documentos de obra, pero igualmente para los documentos compartidos de obra que establezca.

Ventajas al usar nuestro sistema de Gestión Documental

Según estudios realizados, se emplea una media de unas 11 horas a la semana a actividades de gestión de documentos. Esto supone mucho tiempo, sobre todo si se tiene en cuenta que seis de esas horas no se emplean de forma productiva, sino buscando o localizando documentos por sus equipos, con la facilidad de perder de control a más de uno ellos. Con UrbiCAD 'Gestión documental' esto puede remediarlo.

En principio, puede pensar que la gestión documental de sus obras puede organizarla sin necesidad de una app especial.
En la práctica, sin embargo, esto suele significar que el almacenamiento de documentos de sus obras se entremezcla, se enreda, se desorganiza y más a menudo, a medida que avanzan las obras.
Así, cada archivo lo nombra individualmente y lo almacena en carpetas específicas en algún alojamiento de Drive o Dropbox.
Con este método, es fácil que los documentos desaparezcan en estructuras de directorios y carpetas confusas y que los Agentes intervinientes no tengan acceso a ellos, perdiéndose la vista general y la estructura de la obra. Sobre todo, cuando se trata de grandes cantidades de archivos, es muy probable que los documentos individuales sean difíciles o imposibles de encontrar de nuevo.

Esta aplicación de 'UrbiCAD Gestión Documental', es con diferencia la mejor alternativa, ya que le ofrece una gestión transparente de los documentos que son importantes para todos los Agentes intervinientes en la obra y facilita notablemente la vista general y el estado de los distintos documentos.

Funciones principales:

    - Definir la estructura de cada una de sus obras y de los 'Agentes intervinientes' en ellas, permitiendo almacenar los documentos de forma centralizada y segura en la nube.
    - Establecer roles de acceso a los 'Agentes intervinientes', para acceder solo a la documentación autorizada.
    - Disponer de un sistema de notificaciones, en el que se pueda seguir el trazado de los documentos.
    - Acceder a los documentos independientemente del lugar, dispositivo de conexión o de su ubicación.
    - Localizar rápidamente documentos.
    - Crear flujos de trabajo más eficientes y controlados.
    - Optimizar procesos de firmas, solicitudes y aprobación de documentos.
    - Proteger datos sensibles.
    - Archivar la documentación de obra en cualquier momento o al finalizar su actuación.

Cómo me ayuda implantar una Gestión Documental ?

Lo primero que profesionalmente debe conocer es cuanto tiempo pierde actualmente en la gestión de los documentos de obra y qué flujos de trabajo y procesos podría optimizar.
Ambas preguntas le ayudarán a definir mejor las propias necesidades y comprobar como 'UrbiCAD' puede satisfacerlas.

Además, con UrbiCAD no solo define los procesos y flujos de trabajo, sino también se tienen presente las obligaciones legales. Como es la de conservación de determinados documentos (garantías, seguros, licencias, memorias, actas, Inspecciones, etc.). Razón por la cual podrá descargar la documentación que le permita su rol, en cualquier momento y especialmente al finalizar su actuación en obra.

Pero con 'UrbiCAD Gestión documental' no solo podrá conservar ciertos documentos durante un periodo de tiempo determinado, sino que también podrá eliminar documentación personal o confidencial tras un determinado periodo de tiempo. Todo conforme el artículo 17 del RGPD (Derecho al olvido).

Y por supuesto los datos sensibles y confidenciales estarán protegidos contra un acceso no autorizado por parte de terceros durante los procesos de trabajo, en cuyo caso, se asignarán por el 'Administrador' los roles y permisos adecuados.

Cómo hacer la implantación ?

Para implantar 'UrbiCAD Gestión documental' en todas sus obras, apenas le llevará tiempo y esfuerzo.
La configuración propiamente dicha del sistema requiere de dos pasos:

    1º- Crear las obras (que en cualquier momento puede añadir obras nuevas, por lo tanto esto no le supone ningún problema).
    2º- Definir para cada obra los 'Agentes intervinientes', asignádoles roles (que igualmente puede añadirlos en cualquier momento).

Hecho esto ya puede subir documentos generales de cada obra (accesibles a todos los agentes), o documentos específicos para los 'Agentes', a los cuales solo ellos tendrán acceso.


Formación necesaria:
La app es muy intuitiva, por lo tanto no requiere de formación especializada. Con apenas unos minutos, se familiarizará y podrá trabajar sin mayores dificultades.
Para los 'Agentes intervinientes, a los cuales usted dará acceso estableciéndoles roles a cada uno de ellos, igualmente les resultará cómoda, intuitiva y de fácil manejo.

Identificación de los diferentes tipos de documentos (DOCX, PDF, Imágenes escaneadas, etc.):
Ahora es cuestión de organizar los tipos de documentos que se procesan en cada obra. Lo mejor es que se siga el mismo criterio en todas sus obras.
Una lista de control le servirá de ayuda para identificar al principio, los tipos de documentos que maneje en cada obra. Esto le permitirá encontrar rápidamente los documentos, que tienen que estar disponibles de inmediato tanto para usted como 'Administrador', como para los 'Agentes intervinientes'.

Demos UrbiCAD


No se pierda cómo trabajar con esta app!

Desde el Canal UrbiCAD acceda a la Demo para conocer mejor esta solución de software.

Solo con 5 minutos serán suficientes para ver el funcionamiento y operatividad, para gestionar su documentación de las obras.

¿ Aún no tiene suficiente ?. Contacte con UrbiCAD y le ampliaremos la información.

Pero si lo prefiere, podemos planificar con usted una demo en tiempo real.

Descubra nuevos horizontes

Tómese unos minutos y quedará encantado

Por qué 'UrbiCAD Gestión Documental' DMS?

Cuando se dé cuenta que ha perdido la visión general de sus documentos pero es consciente de que le gustaría recuperarla, nosotros le podemos ayudar y le damos 10 razones, pero tenemos muchas más, para utilizar UrbiCAD:

1º) Evitar un excesivo número de documentos, y cada vez mayor, dispersos y almacenados en distintos lugares.
2º) Establecer una estructura de autorizaciones determinando quién tiene o no acceso a determinados documentos.
3º) Acceder a los documentos 'autorizados', de forma rápida y sencilla.
4º) Mejorar la comunicación y la cooperación con Contratas, Subcontaratas y Proveedores.
5º) Gestionar efizazmente los flujos de información y comunicación documental dentro de su organización y de sus obras.
6º) Almacenar digitalmente toda la documentación de sus obras en un entorno centralizado.
7º) Abrir, almacenar, organizar y compartir documentos fácilmente.
8º) Almacenar sus documentos de forma adecuada y clara garantizando que los flujos de documentos se organicen de forma eficiente. Todo ello desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.
9º) Evitar el exceso de errores en la gestión y tramitación de los documentos de sus obras.
10º) Evitar el desbordamiento de situaciones, porque los documentos generados necesarios, llegan más rápido de lo que tarda en procesarlos.

Precios y Planes

Esta aplicación web, se suministra solo como Licencia de suscripción ANUAL


PLAN BÁSICO

280,00 € + iva / año

Incluye:
- 1 Cuenta de usuario Administrador de Obras
- Ilimitadas obras
- Ilimitados Agentes colaboradores autorizados
- 15 Gb de almacenamiento en la nube

Suscribir Plan

PLAN AVANZADO

425,00 € + iva / año

Incluye:
- 1 Cuenta de usuario Administrador de Obras
- Ilimitadas obras
- Ilimitados Agentes colaboradores autorizados
- 30 Gb de almacenamiento en la nube

Suscribir Plan

PLAN PREMIUM

571,00 € + iva / año

Incluye:
- 1 Cuenta de usuario Administrador de Obras
- Ilimitadas obras
- Ilimitados Agentes colaboradores autorizados
- 60 Gb de almacenamiento en la nube

Suscribir Plan

¿Quiere saber más acerca del espacio necesario para una obra tipo?: Consulte valores estimados del espacio ocupado en 'Gestión documental' para una obra de tipo medio:

Documentos (TXT, DOC, DOCX, PDF, etc.)

Aproximadamente 1200 documentos/obra: 350 Mb

1
Estimando 1000 documentos (informes, actas, autorizaciones, contratos, inspecciones, etc.) = 1000 documentos x 100 Kb = 100.000 Kb.
Además 250 documentos PDF = 250 documentos x 1 Mb = 250 Mb.

Total estimado: 100 Mb + 250 Mb = 350 MB; Es decir: 0,350 Gb.

Imágenes de alta resolución

Aproximadamente 500 imágenes/obra: 1500 Mb

2
Estimando 500 imágenes (actas escaneadas, contratos escaneados, licencias escaneadas, fotos de obra, etc.) = 500 imágenes x 3 Mb = 1500 Mb.

Total estimado: 1500 Mb; Es decir: 1,5 Gb.

Planos CAD (DWG, WMF, DXF, etc.)

Aproximadamente 200 Planos CAD: 2000 Mb

3
Estimando 200 Planos (Planos de organización general de obra, detalles constructivos, Seguridad y Salud, Gestión de la producción de residuos, etc.) = 200 planos x 10 Mb = 2000 Mb.

Total estimado: 2000 Mb; Es decir: 2,0 Gb.


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